ديدگاه

تفكر سيستمي به زبان ساده

اجزای سیستم

- فرآیند تبدیل یا پردازش: داده هایی که وارد سیستم می شوند طبق فرآیند سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرند، در واقع کاری در سیستم انجام می شود و در نتیجه در داده ها تغییر پدید می آید. در یک سیستم دانشگاهی، دانشجو به عنوان یکی از داده های سیستم در فرآیند تبدیل قرار می گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه ها و مطالب علمی آشنا می شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید. بنابراین در قسمت فرآیند، تغییر و تحولاتی در ورودی ها صورت گرفته و آنها را تبدیل به خروجی می کند.

به عنوان تمرین میتوانیم در مورد موضوعات زیر اندیشیده و آنها را پاسخ دهیم:

ورودی ها یا داده های واحدی را که در آن شاغلید برشمارید. میزان اهمیت هر کدام از این دادها را توضیح دهید. فرایند تبدیل یا پردازش در واحدی که در آن شاغلید چگونه است؟ چگونگی ترکیب و استفاده از داده ها در فرایند پردازش توضیح دهید. آیا داده های یکسان به خروجی های یکسانی منجر می شوند؟ اهمیت فرایند پردازش را این خصوص توضیح دهید. چرا سازمان باید با انجام آزمون های علمی و سختگیرانه بهترین منابع انسانی را بعنوان داده وارد سیستم کند؟ در مورد اهمیت کیفیت داده های سازمان اندیشیده و توضیح دهید.

- ستاده، خروجی یا برونداد: داده هایی که در فرآیند تبدیل قرار می گیرند، بصورت کالا یا خدمت از سیستم به محیط صادر می شوند، بعبارت دیگر هر آنچه از بخش فرآیند سیستم خارج می شود، خروجی سیستم نامیده می شود که می تواند کالا، خدمت، انرژی و یا اطلاعات و ... باشد. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش برخی از خروجی های یک سیستم دانشگاهی هستند. کالاهای تولید شده نیز از خروجی های یک کارخانه هستند. خدمات عمومی نیز از ستاده ها یا خروجی های بعضی از سازمانهای اجتماعی مثل سازمان تامین اجتماعی، شهرداری و یا ادارات دولتی هستند.

البته ضایعات نیز بخشی از خروجی سیستم هستند که سیستم ها می بایست سعی در کاهش این نوع خروجی داشته باشند.

- بازخور: فرآیندی است که بخشی از اطلاعات مربوط به خروجی به عنوان داده وارد سیستم شده و موجب تعدیل و یا کنترل سیستم می شود. به عبارت دیگر بازخور یک مدار ارتباطی است که نحوه عملکرد سیستم را مشخص می نماید و انحرافات را تعیین می کند. ترموستات یکی از مثالهای رایج برای نشان دادن نقش بازخور می باشد، همانطور که می دانید ترموستات وظیفه حفظ دمای ثابت را بر عهده دارد. بعبارت دیگر هر وقت دمای دستگاه (مثل آبگرمکن) از یک حد مشخصی بالا رفت ترموستات به صورت خودکار باعث کاهش این دما و پیشگیری از خطرات احتمالی می شود.

اجازه بدهید مفهوم بازخور را با ذکر چند مثال بیشتر توضیح دهیم: بدون شک شما هنگام خروج از منزل و پوشیدن لباس و مرتب کردن سر و وضع و ... نگاهی به آینه می اندازید تا از مطلوب بودن وضع ظاهری تان اطمینان حاصل کنید. در اینجا باید گفت آینه نقش بازخور را ایفا می کند و در مورد وضعیت تان اطلاعاتی به شما می دهد و شما در صورت لزوم اصلاحات و تغییراتی در وضعیت ظاهری تان بوجود می آورید.

در یک وسیله نقلیه عقربه های نشان دهنده میزان سرعت، یا بنزین و یا حرارت موتور نیز به شما بازخور می دهند، یعنی اطلاعاتی در مورد وضعیت سیستم به شما ارائه می دهند که بدون این اطلاعات خطرات بسیار زیادی می تواند بوجود بیاید و کنترل وسیله نقلیه از دست تان خارج شود.

در یک سازمان، شرکت، یا مغازه میزان شکایات مشتریان، میزان فروش و سهم بازار، میزان رضایت کارکنان ، میزان عدم تحقق برنامه های مصوب، گزارشات ارزیابی عملکرد و ... نیز نقش بازخور را ایفا می کنند.

در یک جامعه، مطبوعات آزاد، احزاب، سازمانهای غیر دولتی، دستگاههای امنیتی و نظارتی، سیستم های ارزیابی عملکرد و ... نقش بازخور را ایفا می نمایند. بعبارتی در مورد خطرات، انحرافات، سوء استفاده ها، عقب ماندگی ها، انحصارها و فسادهای احتمالی دائماً هشدار داده و نظارت می نمایند و جامعه را در مسیر صحیح هدایت می نمایند.

بنابراین می بینیم که بازخور در پویایی و رشد سیستم ها، علی الخصوص سیستم های اجتماعی نقش بسیار مهمی دارد و بعبارتی باعث خود کنترلی سیستم می شود و پویایی و عملکرد عالی سیستم را تضمین می نماید. پس سیستم با توجه به اطلاعاتی که از طریق مدار بازخور دریافت می دارد اصلاحات و تغییر مناسب با شرایط زمان و مکان را در خود بوجود می آورد. سیستمی موفق به ادامه حیات می شود که نگران مکانیزم بازخور باشد و به آن توجه دقیق کند.

بعنوان تمرین شما هم می توانید نمونه های دیگری از بازخور را در سیستمهای مختلف (موجودات زنده، سیستم های مکانیکی، سیستم های اجتماعی و ...) نام برده و در این خصوص بیاندیشد. همچنین جهت تامل و تعمق بیشتر می توانید به سئوالات ذیل نیز جواب دهید.

- اگر میزان کالاهای بازگشت داده شده یک واحد تولیدی سیر صعودی داشته باشد، این امر می تواند نشانه چه چیزهایی باشد و این واحد تولیدی چگونه باید با این مسئله برخورد کند؟

- چنانچه به علت عدم تطابق آموزش های دانشگاهی با نیازهای واقعی بازارکار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کارشود، آیا این مسئله می تواند بعنوان بازخوری برای سیستم دانشگاهی تلقی شود؟ در اینصورت سیستم دانشگاهی باید چگونه اصلاحات و تغییرات لازم را در خود بوجود آورد؟

- خفاش ها، رادارها و موشک های خود هدایت شونده چگونه از مکانیزم بازخور استفاده می کنند؟

- چه مکانیزمهای بازخور در سازمان تامین اجتماعی وجود دارد؟ آیا این بازخورها مبنای اصلاحات و کنترلهای بعدی هستند؟ چه مکانیزمهای بازخور جدیدی را می توانید پیشنهاد دهید؟

- برای حصول اطمینان از دستیابی به اهداف شخصی تان چگونه می توانید از مکانیزمهای بازخور استفاده کنید؟

- خروجی ها یا برونداد های واحدی را که در آن شاغلید برشمارید. میزان اهمیت هر کدام از آنها را توضیح دهید.

- میزان اهمیت خروجی، ورودی، فرایند و بازخور را بحث و مقایسه کنید.

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-1-31