سینرژی و مشارکت سازمانی

سینرژی و مشارکت سازمانی  

 

 

سینرژی به بیان ساده، یعنی اینکه نتیجه کار چند نفر که با همدیگر همکاری می کنند، بیشتر از مجموع نتایج کاری تک تک آنها باشد.

فرض کنید 5 نفر در یک کارگاه به تولید وسیله ای مشغولند، هرکدام از آنها در طول روز 2 عدد از آن وسیله مورد نظر را تولید می کنند. قاعدتا مجموع تولید آنها در یک روز 10عدد خواهد بود. اما اگر همین 5 نفر با همدیگر همکاری کنند و در قالب یک تیم فعالیت نمایند، اگر کارها را بطور مناسب بین خودشان تقسیم  نمایند، اگر مهارتهایشان مکمل همدیگر باشد، اگر انسجام و همدلی داشته باشند، اگر اعتماد و تعهد بالایی در جمع شان حاکم باشد، نتیجه کارشان می تواند متفاوت و فوق العاده بوده و بیشتر از مجموع تولید تک تک آنها باشد. مثلا میزان تولید شان 30 یا 40 عدد باشد که این میزان، بستگی به نوع کار دارد. در هر صورت سینرژی این مزیت را دارد که نتیجه کار، خلاقیت و توانایی گروه بیشتر از مجموع نتایج فردی اعضای گروه باشد.

اما مخالف این حالت هم می تواند روی دهد. یعنی نتایج کار گروه کمتر از مجموع نتایج فردی اعضا باشد. به این حالت در ادبیات مدیریت، نقصان پذیری گروه (Social loafing) می گویند که از بیماریهای گروه می باشد. در این حالت بعض افراد در گروه کمتر و ناکارآمد تر از حالت فردی شان کار می کنند و اصطلاحا «سواری مجانی می گیرند». اگر تقسیم کار مناسبی در گروه وجود نداشته باشد، اگر روحیه مشارکت و همدلی وجود نداشته باشد و ...، متاسفانه این حالت پیش می آید. یعنی نتیجه کار همان 5 نفر کمتر از 10 خواهد بود.

اینکه نتیجه کارسازمان، گروه یا تیم کمتر از نتایج فردی اعضا باشد و یا بیشتر از آن؛ بستگی به شرایط و ملاحظاتی دارد اما ارتباطی که بین مفهوم سینرژی و نظام مشارکت وجود دارد این است که روحیه مشارکت و تعهد افراد از عوامل زمینه ساز و بوجود آورنده سینرژی در کارهای جمعی است.

« در زندگی روزمره نیز مشاهده می كنیم كه در بسیاری مواقع ، رفتاری از یك فرد در هنگام بودن در گروه سر می زند كه در تنهایی هرگز اتفاق نمی افتد. این تغییر رفتار هرگاه با انرژی مضاعف همراه است «سینرژی» گفته می شود، و دارای عللی است كه نمی توان صرفاً آنرا با تعداد جمعیت و كثرت آن توجیه كرد. هر چند كه كثرت و افزایش تعاملات می تواند در افزایش هم نیروزایی بسیار موثر باشد. منبع این انرژی عظیمی كه در گروه به وجود می آید چیزی نیست جز روح ناشی از تعاملات و واكنشهای رو به تصاعدی كه بر اثر وحدت نظر و اشتراك در یك هدف واحد مرتباً افزایش می یابد و نتایجی به بار می آورد كه افراد در تنهایی هرگز قادر به آن نیستند. علم روانشناسی و رفتار سازمانی امروزه از این خصوصیت و ویژگی بهره برداری زیادی می كند. روانشناسی مثبت نگر كه در جهت بالا بردن توانایی افراد برای ایجاد یك زندگی انرژیك و كم استرس سعی زیادی را نموده در زمینه موضوعات مربوط به هم نیروزایی نیز تحقیقات بیشماری را انجام داده است. استفاده از یافته های این تحقیقات نشان می دهد كه نه تنها وجود گروه باعث سینرژی می شود بلكه تركیب صحیح آنچه كه در اطراف ماست نظیر طبیعت، زمـان، تفكر و ... در نسبتهای متناسب می تواند ایجاد سینرژیهای جدید نماید.

دنیای پر استرس امروز و فشارهای مختلفی كه برای اخذ هر گونه تصمیمی مرتباً افراد را تحت فشار قرار می دهد اگر با روشهای علمی و مناسب با آن برخورد نشود می تواند موجب انواع بیماریهای روحی و حتی جسمی شود به همین دلیل است كه هنر زیستن و درست زندگی كردن نیاز به باهم بودن و مشاركتی فكر كردن و عمل كردن را اجتناب ناپذیر نموده است.

فنون مختلف ویژه ای كه موجب افزایش انرژی و توان افراد می شود امروزه با استفاده از كلیه یافته های روانشناسی، روانشناسی اجتماعی، علوم مختلف فیزیك، ریاضی و سایر علوم در هم آمیخته است ولی ریشه آنها در واقع همان درك ارزش همكاری و تعاون در حصول راحت تر و سریع تر به اهداف مورد نظر است.»

لذا واحدهای مختلف سازمان تامین اجتماعی اگر بدنبال رشد و پویایی و سینرژی سازمانی می باشند، لاجرم باید مشارکت و همکاری روزافزونی با یکدیگر داشته باشند. چرا که بدون مشارکت سازمانی، درک متقابل و وحدت جهت، دچار تعصب واحدی، پراکنده کاری، اتلاف منابع و جزیره ای عمل نمودن خواهیم شد.

در این میان پاسخگویی به برخی سئوالات ما را در جهت شناخت وضعیت فعلی از نظر موضوع سینرژی و مشارکت سازمانی یاری خواهد نمود:

-         معاونت ها و واحدهای مختلف سازمان تامین اجتماعی تا چه حد از کارها و فعالیتهای همدیگر خبر دارند؟

-         میزان همکاری، تعامل و درک متقابل بین بخشهای مختلف سازمان چقدر و چگونه است؟

-         آیا معاونت ها و بخش های مختلف سازمان درک مشترکی از اهداف و برنامه های اصلی سازمان دارند؟

-         میزان تعارض بین واحدی در سازمان چگونه است؟

-         آیا تقسیم کار مناسبی در سازمان صورت گرفته است؟

-         آیا اعتماد و تفاهم در بین بخشهای مختلف سازمان وجود دارد؟

-         آیا مدیران در تصمیماتشان اهداف و اعتلای سازمانی را در اولویت قرار می دهند یا اهداف بخشی و فردی شان را؟ ...

-         ...

امید است با حمایت و مشارکت مستمر و جدی مدیران و کارشناسان، شاهد پویایی و سینرژی فزاینده ای در سازمان تامین اجتماعی و واحدهای تابعه آن باشیم.

 

منتشر شده در سایت پایگاه اطلاع رسانی تامین اجتماعی:

http://tamin.ir/News/Item/17232/2/17232.html

 

 

تفكر سيستمي به زبان ساده - بخش چهاردهم

تفكر سيستمي به زبان ساده

بازخورد؛ پاسخی به تغییرات

 

اگر در این موقعیتهای مختلف، انسان رفتار متناسبی را از خود نشان ندهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟ بدیهی است در بعضی شرایط حیات وی به خطر خواهد افتاد و در برخی شرایط دیگر با ناکامی، طرد شدن، سرزنش و ... مواجه خواهد شد. از طرفی برای حفظ ثبات درونی اش آدمی مجبور است در مواردی در شرایط و موقعیتهای محیطی مختلف تغییراتی بوجود آورد. مثلاً شرایط طبیعی را به نفع خودش تغییر می دهد، سد می سازد، مسیر آبراه ها را تغییر می دهد. کشاورزی می کند و ... و یا خودش روشها، وسایل و اختراعات جدیدی بوجود می آورد و سعی می کند آنها را به دیگران بقبولاند.

بعبارت دیگر از یک طرف برای حفظ رشد و بقایش ناچار به انطباق با تغییرات محیطی است و از طرفی به دستکاری و ایجاد تغییرات در محیط می پردازد.

سیستم های اجتماعی مثل شرکت ها، سازمانهای تولیدی و خدماتی و یا مغازه ها و خانواده ها نیز چنین ویژگی هایی دارند. سازمانهای تولیدی و خدماتی، تغییرات محیطی شامل تغییرات فن آوری، محصولات، رقبا، قوانین و مقررات دولتی و بین المللی، قیمت مواد اولیه، تغییرات شاخص های اقتصادی و اجتماعی و ده ها مورد مختلف را دائماً زیر نظر داشته و سعی می کنند به این تغییرات در زمان مناسب پاسخ مناسب دهند. در غیر اینصورت انحطاط، ضعف و یا ورشکستگی در انتظارشان خواهد بود.

اين سيستمها از طرفی نمی توانند اسیر دست و پا بسته تغییرات محیطی باشند، اگر چنین باشد کلیت و ثبات درونی شان آسيب خواهد ديد، بنابراین در صدد ایجاد تغییرات مطلوب در محیط بر می آیند. سعی می کنند محصولات و نوآوری هایی را در محصولات و خدماتشان بوجود بیاورند، دنبال جلب نظر برخی از مسئولین و مقامات دولتی بوده و در مجامع قانونگذاری به لابی گری می پردازند، کارهای فرهنگی، اطلاع رسانی و تبلیغاتی انجام می دهند و ...

ناگفته پیداست تاثیر تغییرات محیطی بیشتر است و اکثریت سیستم ها توان محدودی در ایجاد تغییرات مورد نظرشان در محیط داشته و چاره ای جز انطباق با اقتضائات محیطی ندارند.

بعنوان تمرین می توانید عوامل محیطی در سیستمهای مختلف (موجودات زنده، سیستم های مکانیکی، سیستم های اجتماعی و ...) نام برده و در این خصوص بیاندیشد. همچنین جهت تامل و تعمق بیشتر می توانید به سئوالات ذیل نیز جواب دهید.

تطابق با شرایط محیطی برای سازمان تامین اجتماعی چه اهمیتی دارد؟ چه عوامل محیطی بر زندگی شخصی، خانوادگی، شغلی و ... شما تاثیر گذار است؟ میزان تاثیرگذاری و اهمیت این عوامل محیطی را توضیح دهید. در صورت عدم تطابق با کدام عوامل محیطی عواقب سوئی در انتظار خواهد بود؟ چگونه می توانید بر عوامل محیطی تاثیر گذار باشید؟ سازمان تامین اجتماعی چگونه می تواند بر عوامل محیطی تاثیر بگذارد؟

 

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-2-14

 

تفكر سيستمي به زبان ساده - بخش سیزدهم

تفكر سيستمي به زبان ساده

بازخورد

 

نکته مهم در بحث بازخور این است که بازخورهای دریافتی باید مبنای اصلاحات و تغییرات لازم باشد در غیر اینصورت نمی توان انتظار خود کنترلی از سیستم داشت. در همان مثال آینه، فرض کنید که شما بعد از رویت خودتان در مقابل آینه متوجه می شوید بخشی از لباس تان یا وضعیت موهایتان نامرتب است (یعنی آینه به شما بازخور و اطلاعات لازم را در مورد وضع ظاهری تان می دهد) حال اگر شما به این موضوع(بازخورها) بی توجه باشید، نمی توان به آینه خرده گرفت. بقول معروف: «آیینه چون نقش تو بنمود راست   -    خود شکن آیینه شکستن خطاست». بی توجهی به این  بازخور ها مثل این است که اصلاً بازخوري وجود نداشته است. (مثل اینکه شما آینه را کلاَ حذف کنید).

یا فرض کنید که شما مغازه دار، تولید کننده و یا ارائه کننده خدماتی هستید، مشتریان شما در مورد کالاها و یا خدمات ضعیفتان شکایت می کنند (به شما بازخور می دهند) و یا وضعیت و اطلاعات بازار نشان می دهد رقبای شما از روش های جدیدتری استفاده می کنند و سهم بازار شما را رفته رفته بدست می آورند و ... حال اگر شما به این بازخورها بی تفاوت باشید، نباید بیهوده به دنبال مقصری خارج از خودتان بگردید.

اصولاً سیستم های اجتماعی مختلف باید مکانیزم های خاصی را برای دریافت بازخورها طراحی و ایجاد نمایند و به نتایج این بازخورها توجه نموده و تغییرات و اصلاحات لازم را بطور مرتب در خودشان بوجود بیاورند. در غیر اینصورت غفلت و یا کم توجهی به این بازخورها موجب انحطاط و ضعف سیستم ها می گردد.

شما هم اگر به فکر راه اندازی مغازه یا کسب و کاری هستید یا برنامه ای برای موفقیت در هر حوزه ای مثل تحصیل، شغل، خانواده و ... دارید، طراحی و صد البته توجه به مکانیزم های بازخور را فراموش نکنید. بازخور به شما خواهد گفت كه در هر لحظه در كجاي برنامه تان قرار داريد، آيا در مسير دستيابي به اهدافتان هستيد يا در حال فاصله گرفتن از آنها. مجددا تاكيد مي گردد كه اين بازخورها بايد مبناي تغييرات و اصلاحات احتمالي باشد، در غير اينصورت بود و نبودش فرق چنداني نخواهد كرد.

- محیط سیستم: هر سیستم در محیطی قرار دارد و از عوامل محیطی تاثیر می پذیرد و بر آنها اثر می گذارد. بعبارت دیگر سیستم و عوامل محیطی (مانند عوامل طبیعی، فرهنگی، ایدئولوژیکی، اجتماعی، سیاسی و اقتصادی) بر هم تاثیر و تاثر متقابل دارند. محیط هر سیستم را عواملی تشکیل می دهند که اگر چه جز سیستم نیستند، اما تغییر در هر یک از آنها می تواند موجب تغییراتی در سیستم باشد.

بعبارت ساده تر همه عواملی که خارج از سیستم قرار دارند و بر روی سیستم تاثیر گذارند محیط نامیده می شود. عوامل محیطی تاثیر قابل ملاحظه ای بر عملکرد سیستم علی الخصوص سیستم های پیچیده می گذارند. در مورد اهمیت سیستم و ضرورت انطباق با تغییرات محیطی و تاثیر گذاری بر محیط در فرصت های بعد بیشتر سخن خواهیم گفت.

در اینجا به ذکر چند مثال اکتفا می کنیم. توجه به شرایط و اقتضائات محیطی یک ضرورت برای بقا، رشد و عملکرد مناسب سیستمهای اجتماعی است. انسان ها در شرایط محیطی مختلف، رفتار متفاوت و متناسبی  از خود نشان می دهند. در شرایط آب و هوائی مختلف نوع پوشش، ساختمان، شغل و معیشت شان و ... فرق می کند. در موقعیتهای اجتماعی متفاوت، رفتارهايشان هم می بایست متناسب و متفاوت باشد. پیشرفتهای علمی و فن آوری، انسانها را به آموختن و یادگیری و بهره مندی متناسب از این پیشرفت ها سوق می دهد. در شرایط بحران، جنگ و یا در اجتماعات و موقعیتهای اجتماعی مختلف می بایست رفتارهای متناسبی از خود نشان دهند.

 

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-2-7

تفكر سيستمي به زبان ساده - بخش دوازدهم

تفكر سيستمي به زبان ساده

 

اجزای سیستم

 

- فرآیند تبدیل یا پردازش: داده هایی که وارد سیستم می شوند طبق فرآیند سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرند، در واقع کاری در سیستم انجام می شود و در نتیجه در داده ها تغییر پدید می آید. در یک سیستم دانشگاهی، دانشجو به عنوان یکی از داده های سیستم در فرآیند تبدیل قرار می گیرد و ذهن او با مفاهیم، واژه ها و مطالب علمی آشنا می شود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید. بنابراین در قسمت فرآیند، تغییر و تحولاتی در ورودی ها صورت گرفته و آنها را تبدیل به خروجی می کند.

به عنوان تمرین میتوانیم در مورد موضوعات زیر اندیشیده و آنها را پاسخ دهیم:

ورودی ها یا داده های واحدی را که در آن شاغلید برشمارید. میزان اهمیت هر کدام از این دادها را توضیح دهید. فرایند تبدیل یا پردازش در واحدی که در آن شاغلید چگونه است؟ چگونگی ترکیب و استفاده از داده ها در فرایند پردازش توضیح دهید. آیا داده های یکسان به خروجی های یکسانی منجر می شوند؟ اهمیت فرایند پردازش را این خصوص توضیح دهید. چرا سازمان باید با انجام آزمون های علمی و سختگیرانه بهترین منابع انسانی را بعنوان داده وارد سیستم کند؟ در مورد اهمیت کیفیت داده های سازمان اندیشیده و توضیح دهید.

- ستاده، خروجی یا برونداد: داده هایی که در فرآیند تبدیل قرار می گیرند، بصورت کالا یا خدمت از سیستم به محیط صادر می شوند، بعبارت دیگر هر آنچه از بخش فرآیند سیستم خارج می شود، خروجی سیستم نامیده می شود که می تواند کالا، خدمت، انرژی و یا اطلاعات و ... باشد. دانشجوی فارغ التحصیل، تحقیق و پژوهش برخی از خروجی های یک سیستم دانشگاهی هستند. کالاهای تولید شده نیز از خروجی های یک کارخانه هستند. خدمات عمومی نیز از ستاده ها یا خروجی های بعضی از سازمانهای اجتماعی مثل سازمان تامین اجتماعی، شهرداری و یا ادارات دولتی هستند.

البته ضایعات نیز بخشی از خروجی سیستم هستند که سیستم ها می بایست سعی در کاهش این نوع خروجی داشته باشند.

- بازخور: فرآیندی است که بخشی از اطلاعات مربوط به خروجی به عنوان داده وارد سیستم شده و موجب تعدیل و یا کنترل سیستم می شود. به عبارت دیگر بازخور یک مدار ارتباطی است که نحوه عملکرد سیستم را مشخص می نماید و انحرافات را تعیین می کند. ترموستات یکی از مثالهای رایج برای نشان دادن نقش بازخور می باشد، همانطور که می دانید ترموستات وظیفه حفظ دمای ثابت را بر عهده دارد. بعبارت دیگر هر وقت دمای دستگاه (مثل آبگرمکن) از یک حد مشخصی بالا رفت ترموستات به صورت خودکار باعث کاهش این دما و پیشگیری از خطرات احتمالی می شود.

اجازه بدهید مفهوم بازخور را با ذکر چند مثال بیشتر توضیح دهیم: بدون شک شما هنگام خروج از منزل و پوشیدن لباس و مرتب کردن سر و وضع و ... نگاهی به آینه می اندازید تا از مطلوب بودن وضع ظاهری تان اطمینان حاصل کنید. در اینجا باید گفت آینه نقش بازخور را ایفا می کند و در مورد وضعیت تان اطلاعاتی به شما می دهد و شما در صورت لزوم اصلاحات و تغییراتی در وضعیت ظاهری تان بوجود می آورید.

 

در یک وسیله نقلیه عقربه های نشان دهنده میزان سرعت، یا بنزین و یا حرارت موتور نیز به شما بازخور می دهند، یعنی اطلاعاتی در مورد وضعیت سیستم به شما ارائه می دهند که بدون این اطلاعات خطرات بسیار زیادی می تواند بوجود بیاید و کنترل وسیله نقلیه از دست تان خارج شود.

در یک سازمان، شرکت، یا مغازه میزان شکایات مشتریان، میزان فروش و سهم بازار، میزان رضایت کارکنان ، میزان عدم تحقق برنامه های مصوب، گزارشات ارزیابی عملکرد و ... نیز نقش بازخور را ایفا می کنند.

در یک جامعه، مطبوعات آزاد، احزاب، سازمانهای غیر دولتی، دستگاههای امنیتی و نظارتی، سیستم های ارزیابی عملکرد و ... نقش بازخور را ایفا می نمایند. بعبارتی در مورد خطرات، انحرافات، سوء استفاده ها، عقب ماندگی ها، انحصارها و فسادهای احتمالی دائماً هشدار داده و نظارت می نمایند و جامعه را در مسیر صحیح هدایت می نمایند.

بنابراین می بینیم که بازخور در پویایی و رشد سیستم ها، علی الخصوص سیستم های اجتماعی نقش بسیار مهمی دارد و بعبارتی باعث خود کنترلی سیستم می شود و پویایی و عملکرد عالی سیستم را تضمین می نماید. پس سیستم با توجه به اطلاعاتی که از طریق مدار بازخور دریافت می دارد اصلاحات و تغییر مناسب با شرایط زمان و مکان را در خود بوجود می آورد. سیستمی موفق به ادامه حیات می شود که نگران مکانیزم بازخور باشد و به آن توجه دقیق کند.

بعنوان تمرین شما هم می توانید نمونه های دیگری از بازخور را در سیستمهای مختلف (موجودات زنده، سیستم های مکانیکی، سیستم های اجتماعی و ...) نام برده و در این خصوص بیاندیشد. همچنین جهت تامل و تعمق بیشتر می توانید به سئوالات ذیل نیز جواب دهید.

- اگر میزان کالاهای بازگشت داده شده یک واحد تولیدی سیر صعودی داشته باشد، این امر می تواند نشانه چه چیزهایی باشد و این واحد تولیدی چگونه باید با این مسئله برخورد کند؟

- چنانچه به علت عدم تطابق آموزش های دانشگاهی با نیازهای واقعی بازارکار، دانشجوی فارغ التحصیل نتواند جذب بازار کارشود، آیا این مسئله می تواند بعنوان بازخوری برای سیستم دانشگاهی تلقی شود؟ در اینصورت سیستم دانشگاهی باید چگونه اصلاحات و تغییرات لازم را در خود بوجود آورد؟

- خفاش ها، رادارها و موشک های خود هدایت شونده چگونه از مکانیزم بازخور استفاده می کنند؟

- چه مکانیزمهای بازخور در سازمان تامین اجتماعی وجود دارد؟ آیا این بازخورها مبنای اصلاحات و کنترلهای بعدی هستند؟ چه مکانیزمهای بازخور جدیدی را می توانید پیشنهاد دهید؟

- برای حصول اطمینان از دستیابی به اهداف شخصی تان چگونه می توانید از مکانیزمهای بازخور استفاده کنید؟

- خروجی ها یا برونداد های واحدی را که در آن شاغلید برشمارید. میزان اهمیت هر کدام از آنها را توضیح دهید.

- میزان اهمیت خروجی، ورودی، فرایند و بازخور را بحث و مقایسه کنید.

 

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-1-31

تفكر سيستمي به زبان ساده - بخش یازدهم

تفكر سيستمي به زبان ساده

ترکیب سیستم

 

وقتی با عینک سیستمی به پدیده های مختلف مثل اتومبیل، درخت، حیوان، انسان، مدرسه، کارخانه، شهرداری، بیمارستان و ... نگاه می کنیم. وجوه مشترکی را در این پدیده های متفاوت می بینیم. هدفمندی، کلیت و روابط متقابل اجزا، مواردی بودند که در بخشهای قبل به آنها اشاره کردیم.

علاوه بر این پدیده های مذکور از نظر ترکیب اجزایشان نیز مشابهت هایی دارند. هر سیستم از اجزایی تشکیل شده است و هر جزء نقش خاصی را به منظور تحقق هدف سیستم ایفا می کند. لذا میتوان گفت همه سیستمها از اجزای زیر تشکیل شده اند:

-                 داده یا ورودی (input )

-                 فرآیند (process )

-                 ستاده یا خروجی (output )

-                 بازخور (feedback )

-                 محیط (environment )

حال ببینیم این اجزای مشترک چه چیزهایی هستند و چه نقشی در سیستم ها ایفا می نمایند:

داده، ورودی یا درونداد: داده ها عبارتند از کلیه آنچه که به نحوی وارد سیستم می شود و تحرک و فعالیت سیستم را سبب می گردد. بدیهی است که بدون تزریق داده، ادامه حرکت سیستم امکان پذیر نمی باشد موجودات زنده بدون مصرف آب و غذا و تنفس قادر به ادامه حیات نیستند. در یک کارخانه، داده ها عبارتند از: نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، انرژی، تکنولوژی، اطلاعات و غیره.

- در یک مدرسه، مغازه و یا یک اتومبیل داده ها چه چیزهایی هستند؟

- آیا همه داده ها به یک اندازه اهمیت دارند؟

در پاسخ به سئوال اول، داده های یک مدرسه عبارت خواهند بود از: مدیران، معلمین و کارکنان مدرسه، تجهیزات، فضای فیزیکی، اطلاعات علمی و تجربی، کتاب های درسی، قوانین و مقررات آموزشی، دانش آموزان و بسیاری از عوامل دیگر. یعنی همه این چیزها بعنوان ورودی وارد سیستم مدرسه می شوند و در داخل سیستم این عوامل به نحوی با هم ترکیب می شوند تا خروجی های سیستم بوجود آید. بعنوان تمرین مي توانيد در مورد ورودي ها يا داده های مغازه یا اتومبیل، سازمان تامین اجتماعی و یا هر سیستم دیگری بیاندیشید.

در پاسخ به سئوال دوم نیز باید گفت برخی از داده ها با توجه به نوع و ماهیت سیستم، نسبت به سایر داده ها از اهمیت بیشتری برخوردارند، بعنوان مثال نیروی انسانی در بسیاری از سیستم ها از اهمیتی به مراتب بیشتر از سایر داده های سیستم برخوردار است. انسان با نگرش و توانمندی خاصی که دارد می تواند نقش های سازنده و یا بازدارنده در سیستم ایفا کند و پویایی و تحرک سیستم یا ایستائی و انجماد آن را باعث شود. یعنی در یک سیستم اجتماعی مثل مدرسه، شهرداری یا بیمارستان مهمترین ورودی ها و به عبارتی مهمترین سرمایه آن انسانها می باشند و هر چقدر مهارت ها و کیفیت این افراد بالاتر باشد سیستم از توانمندی و امتیاز بیشتری برخوردار خواهد بود.

لازم به ذکر است در میان انسانهایی که در یک سیستم مشغول به فعالیت هستند، "مدیران" مهمترین نقش را در پویایی و موفقیت و یا رکود و شکست سیستم ایفا می کند.

در یک خانواده، مغازه، شرکت، سازمان و یا جامعه نقش مدیریت قابل مقایسه با هیچکدام از داده های دیگر نمی باشد. در یکی از کتابها تعبیر جالبی از مدیریت نموده و آن را "شاه بیت غزل هستی" توصیف کرده بودند. در هر حال با اندکی دقت در احوال و وضعیت سیستم های اطرافمان می توان به نقش انکار ناپذیر مدیریت آنها پی برد.

 

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-1-25

 

 

تفكر سيستمي به زبان ساده - بخش دهم

تفكر سيستمي به زبان ساده

اهداف واقعی سیستم

 

حال ببينيم قصد تحلیل گر سیستم از بررسي هدف يك سيستم چيست؟ او با بررسي خود مي‌خواهد به اين نتيجه برسد كه آيا سيستم هدف هاي ديگر خود را در راه نيل به هدف اصلي آگاهانه فدا خواهد كرد يا نه؟

اگر شخصي مدعي شود كه هدف واقعي زندگي او خدمت به جامعه است ولي تجربه نشان دهد كه شخص مذكور مايل است اوقاتي از عمر خود را در بخش خصوصي به كار پردازد و حداكثر درآمد ممكن را به دست آورد، از نقطه نظر تحليلگر سيستم، هدف مورد ادعاي او با هدف واقعي اش مطابقت ندارد. زيرا اين شخص حاضر است گاهي هدف اعلام شده (ظاهري) اش را قرباني هدف ديگر خود بنمايد.

(در بررسي هدف ها نوعي سفسطه معمول است، كه تاكيد بيش از حد بر روي هدف هاي واضح و آشكار مي‌باشد. به عنوان مثال يك آزمايشگاه پزشكي را در نظر بگيريد. پزشكان نمونه هائي را براي آزمايش به اين آزمايشگاه مي فرستند. هدف اين آزمايشگاه چيست؟ مي توانيم بگوئيم هدف آن، آزمايش هر چه دقيق‌تر نمونه ها است. اما در حقيقت هدف واقعي صحت و دقت آزمايش نيست بلكه دقت و صحت در آزمايش وسيله اي است كه در تشخيص بيماري به پزشك كمك مي كند. به زعم تحليلگر تنها هنگامي كه به نتيجه اصلي و مطلوب مي انديشيم متوجه مي شويم هدف از چه اهميتي برخوردار است. شايد در برخي موارد دقت در كار واجد آن اهميتي نباشد كه ديگر هدف ها را براي نيل به آن قرباني كنيم.)

البته تعيين و تشخيص هدف هاي واقعي سيستم همانند تشخيص هدف هاي واقعي يك شخص كار آساني نيست. ما غالباً هدف هاي واقعي خود را به اين دليل كه ممكن است براي ديگران قابل قبول نباشد، مخفي نگاه مي داريم. زيرا در چنين مواردي اگر ديگران از هدف هاي واقعي ما آگاه گردند، قادر به جلب حمايت‌هاي لازم از طرف آنان نخواهيم بود.

براي اين كه موضوع هدف ها بيشتر مشخص و ملموس گردد تحليلگر سيستم ناچار است از مرحله مبهم تشخيص هدف ها فراتر رفته به معيارهاي مشخص تر و دقيق تري براي اندازه گيري فعاليت هاي كل سيستم دست يابد. معيار فعاليت سيستم، عدد و رقمي است كه چگونگي كار سيستم را بيان مي دارد. اين رقم هر قدر بزرگتر باشد به معني آن است كه كار سيستم بهتر انجام مي شود و عكس آن نيز صادق است. گاهي دانشجوئي هدف خود را گرفتن نمرات خوب مي داند. در اين مورد معيار كاملاً مشخص است و براي بسياري از اساتيد جالب توجه است مي بينند كه دانشجوئي تنها به نمره عالي مي انديشد از آن جا كه مي داند نمره خوب در آينده بورس هاي تحصيلي و امتيازات ديگري به همراه خواهد داشت هدف را كسب نمره‌هاي خوب مي داند. هدف اعلام شده اين دانشجو آموختن دانش است ليكن معيار واقعي عمليات، نمره مي باشد.

شگفت آور نيست كه نتيجه مطالعات دقيقي كه در احوال برخي مدارس عالي و دانشگاه ها انجام گرفته، گوياي آن است كه معيار واقعي عمليات آن ها آموزش نبوده بلكه در مفهوم تعداد دانشجويان فارغ التحصيل متجلي شده است. اين ملاحظات ما را در شناسائي شخصيت تحلیل گر سیستم ياري مي كند:

وي سخنان بي معنائي از قبيل «هدف من خدمت صادقانه به بشريت و كشور است» را رد مي كند. مي خواهد بداند اين موجودي كه سيستم ناميده مي شود، براي چه منظوري به وجود آمده است، و هدف واقعي‌اش چيست. اين كار تنها از طريق مشاهده و بررسي دقيق عمليات واقعي سيستم امكانپذير مي گردد. او حاضر نيست آن چه را كه سيستم خود مدعي انجام آن است بپذيرد. به علاوه وي معتقد است كه مي تواند ابرهائي را كه در اطراف معيار يا ارقام واقعي مربوط به سيستم گرد آمده اند و سبب خطا و گمراهي مي شوند كنار زده و به واقعيت دست پيدا كند.

بنابراين براي تعيين معياري جهت اندازه گيري كار سيستم، تحلیل گر سیستم ناچار به بررسي نتايج بسياري از فعاليت هاي سيستم است. به علاوه بايد به خطاپذيري خود اذعان نموده در پرتو شواهد و تجربيات، نظريه‌هاي خود را اصلاح كند.

به عنوان تمرین میتوانیم در مورد موضوعات زیر اندیشیده و آنها را پاسخ دهیم:

شاخصهایی برای اندازه گیری عملکردتان جهت دستیابی به اهدافتان تعیین کنید.

شاخص هایی برای اندازه گیری عملکرد واحد یا سازمان در راستای دستیابی به اهداف تعیین نمایید.

معیارهای نادرست چگونه می تواند سیستم را از دستیابی به اهدافش بازدارد؟ با ذکر مثالی معیارهای درست و نادرست را مقایسه نمایید.

 

منتشر شده در  هفته نامه تامین (نشریه داخلی سازمان تامین اجتماعی)  – شماره: 796 - مورخ 94-1-18